صرفه جویی در کاغذ و نجات جنگل ها

براي توليد هر تن كاغذ بايد در حدود هفده اصله درخت تنومند قطع شود، پس در حقیقت كاغذ همان درخت است. بنابر آمار موجود، برای تامين كاغذهای اداری در هر سال، بيش از 350 ميليون اصله‌ی درخت قطع می‌شود  که این خبر از نابودی جنگل ها و کره‌ی زمین را می‌دهد ولی لازم است بدانید استفاده‌ی كمتر از كاغذ، هيچ هزينه‌ای ندارد اما باعث صرفه جویی قابل توجهی در هزينه ها و نيز مخارج حمل زباله می‌شود كه به سادگی قابل محاسبه است. صرفه جویی در کاغذ و نجات جنگل ها می‌تواند راهی درست برای بقای بشر باشد. 

ميزان مصرف و توليد زائدات كاغذ خود را اندازه بگيريد؛ صرفه جویی در کاغذ و نجات جنگل ها

تعداد نسخه هايی كه تكثير می‌كنيد مشخص كنيد و هر سال، وزن و حجم كاغذ مورد مصرف در اداره‌ی خود را محاسبه كنيد و به كاركنان اعلام كنيد كه چقدر كاغذ مصرف و به چه ميزان كاغذ باطله توليد می‌كنند.

همانطور كه برنامه اداره سبز را دنبال می‌كنيد، از اين كه در مصرف كاغذ چقدر می‌توانيد صرفه جويی كنيد و چقدر برای اداره خود پول پس انداز كنيد، شگفت زده خواهيد شد. بنابراين تدبيری بيانديشيد كه كاركنان صرفه جو در مصرف كاغذ، به نوعي از منافع حاصل، بهره‌مند شده و مورد تشويق قرار بگيرند.

در مصرف كاغذ صرفه جویی كنيد؛ صرفه جویی در کاغذ و نجات جنگل ها

پیش از آن كه بخواهيد از يك صفحه پرينت بگیرید و يا از آن كپی تهيه كنيد، به محيط زيست خود فكر كنيد.از نرم افزار نمايش چاپ استفاده كنيد. در هر يك از برنامه‌های مايكروسافت آفيس (Microsoft Office) از گزينه‌ی Print Preview استفاده كنيد. از چاپ كردن اسناد حجيم در چندين سری، اسنادی كه از تمام فضای صفحه استفاده نكرده‌اند، اسلايدهای PowerPoint و پست الكترونيكی پرهيز كنيد. هميشه پيش از شروع به چاپ، روي صفحه‌ی نمايش غلط يابی كنيد و قبل از چاپ برای اطمينان از پاراگراف بندی درست و صحيح بودن صفحات، بازبينی چاپ انجام دهيد.

درمورد استفاده بهینه از کاغذ راهکارهایی ارائه دهید؛ صرفه جویی در کاغذ و نجات جنگل ها

• از اندازه مناسب قلم و از گزينه (shrink to fit) به منظور استفاده‌ی كامل از كاغذ استفاده كنيد. به جای نوشتن نامه با استفاده از تلفن يا پست الكترونيكی، توليد كاغذ باطله اداره را به حداقل مقدار خود برسانيد. از چاپ و كپی دو رو استفاده كنيد و برای ارائه‌ی مطلب، از چاپ چندين صفحه در يك برگ كاغذ استفاده كنيد و يك سربرگ كوچك طراحی كنيد يا اصلاً از سربرگ استفاده نكنيد.فهرست نشانی‌های پستی را به روزرسانی كنيد و آن‌هایی را كه قديمی شده‌اند، پاک كنيد. به جای چاپ كارت ويزيت اختصاصی كه ممكن است اسراف در پی داشته باشد، برای شركت كارت ويزيت چاپ كنيد.
• كاركنان را تشويق كنيد كه نسخه‌های گزارش‌ها را به طور مشترك استفاده كنند و دست به دست بگردانند، به جای آن كه نسخه های مجزا چاپ كنند. با بازنگری در فرايندهای اداری، نياز به تكثير و كپی گرفتن از اسناد، مدارك و فرم‌های اداری را تا حد ممكن كاهش دهيد.
• در هر طبقه يا بخش در امکانی كه در چشم هستند، تابلوd اعلانات قرار دهيد كه اطلاعيه‌ها و بخش نامه‌ها بر روی آن‌ها نصب شود و بدين ترتيب از تكثير و ارسال اطلاعيه ها و بخش نامه‌ها پرهيز شود.
• از كاغذهای باطله و يك رو سفيد، هر چه بيشتر استفاده كرده و اين كار را در ميان كاركنان سازمان يا اداره ترويج كنيد. نشريات غير ضروری را حذف و نشريات موجود را ادغام كنيد. چاپ نشريات كاغذي را ممنوع کنید و نشريه‌های الكترونيك و اينترنتی را جايگزين كنيد.
• سيستم‌های اداری رايانه‌ای و بدون كاغذ را جايگزين سیستم‌های در ارتباط با کاغذ، كنيد. شبكه اينترانت سازمانی را توسعه دهيد و بستر مناسب برای استفاده از اينترنت در اداره فراهم كنيد.
• کارکنان را به استفاده از سيستم‌های رايانه‌ای و مجازی ملزم كنيد و برای تدوين، توزيع و ارسال مكاتبات اداری داخلی، از سيستم‌های اتوماسيون اداری كه به وسيله شبكه‌های رايانه‌ای در سازمان‌ها عمل می‌كنند، استفاده كنيد. سيستم‌های بايگانی الكترونيك و رايانه ای را با شيوه‌های سنتی جایگزین كنيد كه نيازمند به كپی کردن مكاتبات نباشد.
• براي انجام خدمات اداري و مالی كاركنان، نظير صدور و توزيع حكم و فيش حقوقی، ارزيابي‌های سالانه، ابلاغ پست و مسووليت های اداری، امور بيمه و... از سيستم‌های الكترونيك و نرم افزاری اتوماسيون اداری استفاده كنيد. برای ارسال مكاتبات خارج از سازمان، استفاده از پست الكترونيك (ایمیل) را جايگزين كنيد.
• كاركنان باید الزام داشته باشند که برای مكاتبات و تدوين گزارش‌های اداري از رايانه و سيستم‌های بدون كاغذ بهره بگیرند و به جای پرينت گزارشات، نسخه الكترونيك آن را بر روی لوح فشرده( DVDيا CD) تهيه كرده يا آن‌ها را، از طريق اينترنت يا شبكه داخلی ارسال كنند.

اسكنر را جايگزين پرينتر (چاپگر) كنيد كه كاركنان تشويق شوند به جای چاپ كردن از سيستم‌های رايانه‌ای استفاده كنند. برای انجام امور بانكی و اداری، سيستم‌های بانكداری الكترونيك و اينترنتی را بكار گرفته شود و فرم‌های كاغذی را كه مراجعه كنندگان بايد تكميل و ارائه كنند، همراه با راهنمای مربوط به آن، در سايت اينترنتی سازمان قرار دهيد كه به صورت الكترونيك و مجازی تكميل و ارسال شود.

از تلفن، پيامك، ايميل و اتوماسيو‌های اداری به جای نامه يا كارت دعوت به جلسات و همايش استفاده كنيد و پوسترهای اطلاع رسانی يا آموزشی را به جای چاپ آن‌ها در سايت‌های اينترنتی قرار دهيد. برای برقراری ارتباطات درون و برون سازمانی و اطلاع رسانی عمومی نیز از سايت های اينترنتی، سيستم تلفن همراه و شبكه‌های اجتماعی مجازی بهره بگيريد.